¿Qué tiene que ver el protocolo conmigo?

//¿Qué tiene que ver el protocolo conmigo?

“¡Eso es demasiado protocolo y yo tengo cosas más importantes en qué pensar!”. Me lo han dicho muchas personas en muchas ocasiones, sin caer en cuenta que constantemente vivimos construyendo ceremoniales y protocolos para que , básicamente, nuestros asuntos funcionen de manera eficiente.

Pero ¿qué es realmente el protocolo?. Bueno, contrario a lo que muchos piensan, no es un invento para acartonar las relaciones ni enmascarar realidades, sino todo lo contrario: se trata de un sistema que promueve principalmente la amabilidad y el respeto obedeciendo unos parámetros que buscan la comodidad y la armonía en un espacio determinado. En pocas palabras, es buscar un orden para que todo el mundo se sienta bien. Y, si somos personas educadas, buscaremos siempre el bienestar de los demás. ¡Sobretodo si eso me conviene! Sí, porque, en el caso por ejemplo de los negocios, me conviene mucho que mis clientes o potenciales clientes se sientan atendidos y valorados.

En ese oren de ideas, en el mundo empresarial el protocolo es no solamente importante sino esencial para que tengamos éxito, seamos más productivos y la imagen de nuestra empresa se fortalezca.

Y es que todos los días aplicamos principios protocolarios para relacionarnos con nuestros clientes, proveedores y compañeros. Al escribir un e-mail, al convocar una junta, al hacer una llamada. El simple hecho de enviar una cotización que nos solicitaron lo antes posible y con la información precisa, ordenada y a tiempo, es un acto protocolario. Alimenta las buenas relaciones, la amabilidad y el respeto por el tiempo y el requerimiento de la otra persona. Estos y otros actos de cortesía ayuda a afianzar la confianza y las relaciones comerciales entre empresas y organizaciones.

 

¿Una reunión comercial requiere protocolo? ¿No es complicarse mucho?

Alguna vez le pregunté a un empresario, ¿Cuál es el protocolo para esta reunión?. En realidad le estaba preguntando, ¿Cuál es el orden que va a seguir para recibir a su cliente?. Me imagino que pensó: Pero si ya es mi cliente, ¿Qué protocolo requiere este encuentro? Si queremos mantener el cliente feliz y por mucho tiempo, no está de más hacerlo sentir bien y atendido. Puede ser algo tan sencillo y de sentido común como:

 

Ser puntual

Norma básica que demuestra respeto.

Esperar a la persona o personas.

Al llegar a la recepción o a la portería, es muy agradable que le digan a una persona que lo están esperando y que es bienvenido. No es muy amable que lo anuncien y  lo dejen sentado más de 10 minutos.

Preparar el lugar de la reunión.

Tener lista la sala, con el número de sillas necesarias. Los aparatos tecnológicos que se usarán deben estar listos con el fin de no perder tiempo y distraer la atención en cuestiones técnicas.

Establecer un orden de los items a tratar.

Es muy incómodo que el anfitrión esté más perdido que oreja en la frente  y haya la sensación en el ambiente de que se está perdiendo el tiempo. Es importante estar preparado y llegar preparado con todo el material que se necesita. Improvisar no da una buena impresión.

Establecer un tiempo específico para el café

O el refrigerio, o el desayuno si es que se va a ofrecer algo. La idea no es interrumpir la reunión y desviar la atención. Lo más conveniente es buscar un momento específico para tal fin.

Prestar atención al vestuario.

Por respeto al visitante, nuestro atuendo debe estar en perfecto estado y acorde a la ocasión. No necesariamente de saco y corbata pero sí muy bien puesto y limpio.

 

Ya ven? No es complicado y sí es un “ritual” fácil y adecuado para obtener mejores resultados y armonizar nuestras relaciones. Así el protocolo es una herramienta efectiva de comunicación que debe ser natural pero sin descuidar los detalles.

 

By |2017-09-18T12:02:54+00:00septiembre 18th, 2017|La imagen del éxito|0 Comments
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